DVS, dokumentų valdymo sistema, netvarka

Kaip dirbti sklandžiau ir greičiau?

Darbas biure ne vienam atrodo labai lengvas ir nuobodus. Tačiau realybė – kitokia. Čia taip pat pasitaiko iššūkių. Darbo organizavimas, dokumentų valdymas, kokybės užtikrinimas – tik keli jų. Laimei, bent pastaruosius du padeda įveikti DVS. Taigi, kas tai ir kodėl to reikia Jums?

Po paslaptinga santrumpa – šiuolaikiškas sprendimas

Minėta santrumpa žymimas paprastas, bet kartu – ir ypatingas technologinis sprendimas. Tai – dokumentų valdymo sistema. Ši sistema gali būti diegiama tiek kompiuteriuose, tiek kituose išmaniuosiuose įrenginiuose. Tokią programinę įrangą gali rinktis kone visos įmonės: nuo gamybinių iki teikiančių konsultacijas verslo augimo klausimais.

Dokumentų valdymo sistemos pasižymi šiais privalumais:

  • Efektyvumu. Naudodamiesi tokia sistema, galite pasirūpinti nepriekaištinga dokumentų tvarka. Atskiros direktorijos, nuoseklus naujų dokumentų žymėjimas, galimybė matyti pakeitimus – vos kelios funkcijos, dėl kurių darbas einasi greičiau.
  • Saugumas. Prie sistemos gali prisijungti tik autorizuoti vartotojai. Net jei įvyktų neplanuotų, žalingų pokyčių, lengva atrasti kaltininką ir panaikinti pakeitimus.
  • Paprastumas. Po trumpų apmokymų DVS gali naudotis net mažai darbo kompiuteriu patirties turintys žmonės.
  • Universalumas. Valdyti galima įvairaus elektroninio formato dokumentus.
  • Taupumas. Tokios sistemos padeda taupyti ne tik darbuotojų laiką, bet ir įmonės pinigus, tik pagalvokite, kiek pinigų kasdien išleidžiate dokumentų spausdinimui ar kopijavimui. Be to, reikšmės turi ir archyvavimo sąnaudos.
  • Patogumas. Sistema gali naudotis net darbuotojai, dirbantys nuotoliniu būdu.

Dokumentų valdymo sistemos – vis labiau populiarėjantis sprendimas. Kai kurie baiminasi, kad sistema naudotis nenaudinga ar sudėtinga, tačiau visa paslaptis – funkcijų išmanyme.

Kas lemia naudojimosi sistema sėkmę?

Jei norite, kad sistema suteiktų daugiausiai naudos, tiesiog įsitikinkite, kad:

  • Darbuotojai žino, kaip ja naudotis. Apmokymai – trumpi, bet būtini.
  • Atsikratėte įpročio naudoti popierių. DVS diegimo tikslas ir yra siekis suamžinti popieriaus sunaudojimą. Apie spausdinimą ar kopijavimą tiesiog pamirškite – nebent tai tikrai, tikrai būtina.
  • Visi laikosi bendros tvarkos. Apie dokumentų rengimo, saugojimo, koregavimo tvarką turi žinoti kiekvienas, turintis prieigą prie sistemos.
  • Sistema laiku atnaujinama ir prižiūrima. Kartais sistemos priežiūra patikima tiesiog įprastiems IT specialistams. Tai – klaida. Siekiant gero rezultato, šie darbuotojai taip pat turi būti apmokyti. Be to, reikia pasirūpinti atnaujinimais – gal jie ne visada atrodo būtini, tačiau padeda užtikrinti maksimalų patogumą ir saugumą.
  • Sistema idealiai pritaikyta prie darbuotojų ir pačios įmonės poreikių. Jeigu tiesiog įdiegiamas standartinis DVS variantas, didelės naudos tikėtis neverta. Juk visų įmonių tikslai, poreikiai ir įpročiai skirtingi. Kuo geriau atitaikysite sistemą savo poreikiams, tuo daugiau pinigų sutaupysite.

Dokumentų valdymo sistemą verta išmėginti tiek mažai įmonei, tiek dideliam koncernui. Juk informacija gali paklysti ar dingti bet kuriuo atveju. Tokia sistema – tai garantija, kad darbas bus produktyvesnis, greitesnis ir net malonesnis. Tai – nauda, kurią neabejotinai patiria kiekvienas. Tad bijoti investuoti į šiuolaikišką sprendimą – neverta.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>