informacijos valdymas, programos, mergina prie kompiuterio

Kiekvienoje įmonėje šiandien informacijos gausa kelia rimtų iššūkių. Čia neabejotinai tenka vienaip ar kitaip juos įveikti. Neretai manoma, kad sprendimai ateis savaime, tačiau iš tiesų blaškymasis, plaukimas pasroviui kelia tik klaidų riziką. Blogas informacijos valdymas ne tik gąsdina chaosu, bet ir tiesiog mažina pelną. Tad pateikiame dažniausiai pasitaikančias klaidas.

Nieko valdyti nereikia

Sutartys, komerciniai pasiūlymai, klientų užklausos, atsiliepimai, skundai, reklamos vienetai, leidiniai – vos keli iš daugybės dalykų, sudarančių įprastą informacijos srautą. Manymas, kad viskas susitvarko savaime ydingas, nes iš tiesų niekas nekontroliuojama, tad ir nežinoma situacija. Iš esmės net ir vidinė komunikacija yra informacijos dalis, ir ji apskritai yra be galo svarbi komandai. Tad nesigilinant į valdymo ypatumus, netaikant jų paprasčiausiai keliama visapusė grėsmė įmonei.

Tinkamų priemonių nėra ir nereikia

Šiandien nenaudoti technologinių priemonių turėtų būti tiesiog gėda. Esmė ta, kad įvairios sistemos neabejotinai pagreitina, palengvina užduotis. Sistemiškas informacijos valdymas gali padėti įveikti bet kokio pobūdžio iššūkius – nuo pasimetusių kliento duomenų iki reklaminio įrašo ar straipsnio sklaidos, sąskaitų apmokėjimo.

Pasiruošimo nereikia

Kad ir ko imtumėmės, tai turime daryti sąmoningai, tinkamai pasiruošę. Taip pat yra ir su informacijos kontrole. Paprastai tam, kad sistema veiktų gerai, jau reikia turėti šiokius tokius principus, tvarką, taisykles. Sistema visko pati nesutvarkys – ją reikia individualizuoti, prisitaikyti. Be to, reikia edukuoti pačius komandos narius – jie turi aiškiai žinoti taisykles ir jų laikytis.

Investuoti neverta

Kartais įmonės nesupranta specializuotų sistemų vertės. Jos mano, kad investicijos tiesiog neatsiperka. Dėl to sistemų arba visai nereikia, arba užtenka visiškai primityvios, gautos nemokamai. Tokia mąstyseną tikrai nepadeda gauti iš sistemų naudos. Informacijos valdymas sistemingai gali labai ženkliai pagreitinti darbą, padėti atsisakyti vien rutinines užduotis atkartojančio personalo, didinti darbo kokybę, klientų pasitenkinimą aptarnavimu ir galų gale tiesiog didina pelno galimybes.

Norint nepasimesti kasdienės informacijos vandenyne, sėkmingai taikyti kontrolės priemones būtina apgalvoti visus variantus ir išsirinkti tai, kas atitinka visus poreikius bei galimybes. Tuomet bus lengva ir valdyti informaciją, ir įvertinti pokyčių naudą.